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会議資料だから金額や経路等がわかればよいと推測する。領収書を写真で伝え経理で処理してもらう。
イレギュラーな対応を求められているわけだから、相手にもイレギュラーな対応をとらせやすいだろう。
正式な精算は出張後に行えばよい。

「急遽・・・本日まで・・・」という無理めな依頼には経理課にも負い目はありそう。そこを突かせてもらうが、相手も何らかの事情があるだろうからという理解は示す。さらに、出張も含めた見込みの金額くらいは伝えておく。